Gestionale su misura o programma pronto: come scegliere
Quando un gestionale su misura ripaga e quando un programma pronto basta: i segnali concreti, il confronto voce per voce e come si prova senza rischiare.
La risposta breve
Un programma pronto va bene quando il tuo modo di lavorare somiglia a quello di tutti gli altri. Un gestionale su misura conviene quando il processo è tuo e adattarlo a un software standard costa più ore di quelle che risparmi. Il confronto si fa sulle ore spese nelle eccezioni, non sulle funzioni elencate nelle brochure.
Un gestionale su misura non è per tutti, e chi te lo vende sempre non ti sta aiutando. La scelta si fa guardando dove si perde tempo oggi: se il tempo se ne va nelle eccezioni che il programma standard non prevede, il su misura ripaga; se il vostro processo somiglia allo standard, il programma pronto è la scelta giusta e costa una frazione. In questo articolo trovi i segnali, il confronto voce per voce e il modo di provare senza mettere in gioco l'azienda.
I segnali che serve un gestionale su misura
Cinque segnali: la stessa informazione in più posti, lavoro che avanza solo per memoria delle persone, richieste senza uno stato, mezza giornata per capire come vanno le cose, eccezioni gestite a mano su un programma standard. Tre su cinque e il su misura si ripaga.
L'ultimo segnale è il più affidabile: se ogni pratica ha due o tre eccezioni gestite fuori dal programma, il programma non vi sta più servendo, lo state servendo voi.
- La stessa informazione vive in più posti e nessuno sa quale sia aggiornata.
- Le cose si muovono solo se una persona precisa si ricorda di farle.
- Le richieste dei clienti restano ferme perché non hanno uno stato.
- Per sapere come vanno le cose serve mezza giornata di lavoro.
- Usate un programma standard, ma ogni pratica ha due o tre eccezioni gestite a mano.
Quando invece basta un programma pronto
Basta un programma pronto se siete una o due persone, con volumi contenuti e un processo lineare. In quel caso il software esistente più due automazioni copre tutto, e il lavoro di costruzione non si ripaga.
Lo diciamo in chiamata anche quando il progetto grande sarebbe più comodo per noi: preferiamo un no chiaro a un software che dopo tre mesi nessuno apre.
C'è anche una via di mezzo che funziona spesso: tenere il programma pronto per la parte standard e costruire su misura solo il pezzo che vi rende diversi, collegando i due.
Su misura o pronto: il confronto voce per voce
Il programma pronto costa meno all'inizio, si aggiorna da sé e vi chiede di adattarvi. Il su misura richiede lavoro iniziale, segue le vostre regole e cresce con voi. La differenza vera non è il prezzo di partenza: è chi si adatta a chi.
Prima di decidere conviene mettere per iscritto quante ore alla settimana oggi finiscono nelle eccezioni. È l'unico numero che rende il confronto onesto.
| Programma pronto | Gestionale su misura | |
|---|---|---|
| Partenza | Immediata, si configura | Richiede analisi del processo e costruzione |
| Adattamento | Vi adattate voi al software | Il software segue le vostre regole |
| Eccezioni | Gestite a mano, fuori dal programma | Previste dentro il flusso |
| Crescita | Limitata a quello che il fornitore prevede | Si aggiunge un processo per volta |
| Uscita | Dipendete dal fornitore e dal suo listino | Dati e codice restano vostri, se scritto nel contratto |
Come si valuta il conto, senza cifre a caso
Il modo serio è uno: quante ore alla settimana spendete oggi in lavoro di gestione ed eccezioni, e quante ne resterebbero. Se la differenza non è evidente, il progetto è troppo grande e va spezzato in pezzi più piccoli.
A questo conto si aggiungono due voci che si dimenticano sempre: gli errori (quanti ne fate per dati copiati a mano) e l'attesa dei clienti (quanti giorni passano tra richiesta e risposta). Sono i costi che non compaiono in nessuna fattura.
Diciamo anche cosa non serve: non serve un gestionale che copra tutta l'azienda al primo colpo, non serve sostituire programmi che funzionano bene e non serve migrare tutto lo storico prima di partire. Quasi sempre bastano gli ultimi dodici mesi.
Come si parte senza rischiare
Si sceglie un solo processo, il più doloroso, e si costruisce quello. Va in mano alle persone che lo usano ogni giorno, si corregge per due settimane e solo dopo si aggiunge il pezzo successivo. Così il sistema cresce su come lavorate davvero.
Durante le prime settimane il vecchio metodo resta in piedi in parallelo: è l'unico modo di provare senza mettere in gioco il lavoro corrente.
Se il gestionale contiene dati di clienti o dipendenti, accessi e conservazione vanno decisi all'inizio secondo la legge svizzera sulla protezione dei dati e, per i clienti nell'Unione europea, il regolamento europeo.
Molte aziende scoprono che prima del gestionale conviene sistemare due automazioni: gli esempi di automazione dei processi aziendali sono il modo più rapido per capire se siete in quella situazione.
Da ricordare
Il gestionale giusto non aggiunge lavoro: ti dice cosa manca e lascia a te il lavoro che si fattura.
Ti serve una mano su questo?
Copia-incolla, fogli Excel, mail perse. Costruiamo il sistema che vi manca.
Domande frequenti
Meglio un gestionale su misura o un programma pronto?
Dipende da quante eccezioni ha il vostro processo. Se il modo di lavorare somiglia allo standard, il programma pronto costa meno e basta. Se ogni pratica ha eccezioni gestite a mano, quelle ore superano in fretta il lavoro di costruire un gestionale vostro.
Si può partire da un solo processo?
Sì, ed è il modo migliore: si scegli il processo che fa perdere più ore, lo si mette in uso in poche settimane e si aggiunge il resto quando i numeri lo giustificano. Un sistema che nasce completo arriva tardi e viene usato male.
Il gestionale su misura si collega ai programmi che uso già?
Sì, ed è quasi sempre parte del progetto: fatturazione, sito, calendario, cassa. Il vantaggio maggiore non è il programma nuovo, è che i dati smettono di essere ricopiati a mano da un posto all'altro.
Cosa succede se cambio fornitore?
Va scritto nel contratto prima di iniziare: dove sono ospitati i dati, come si esportano e a chi appartiene il codice. Con queste tre voci chiare, cambiare fornitore è un fastidio; senza, è un problema.
Quanto tempo serve prima di vedere un vantaggio?
Se il primo processo è scelto stretto, poche settimane. Il vantaggio si misura su un numero deciso prima: ore di gestione alla settimana o giorni di attesa per il cliente.
Gilles Wasser
Team necy
Scritto da
Segue in prima persona la prima chiamata e l'analisi di ogni progetto: siti, e-commerce, gestionali su misura e AI applicata al lavoro di ogni giorno, per attività in Svizzera e in Italia. Scrive di quello che vede nei progetti, compresi i casi in cui conviene non fare niente.
