Automazione dei processi aziendali: 7 esempi concreti
Sette automazioni che togliono ore di lavoro ripetitivo, come si scegli quella da cui partire, come si misura il risultato e cosa è meglio non automatizzare.
The short answer
Le automazioni che rendono di più sono quelle noiose: richieste smistate e assegnate, preventivi preparati, promemoria inviati, fatture generate dagli ordini, dati copiati da un programma all'altro. Si parte da un solo processo, si misura il tempo prima e dopo, e si aggiunge il pezzo successivo solo se il numero è sceso.
«Automazione dei processi aziendali» suona enorme. In pratica sono piccoli passaggi che oggi qualcuno fa a mano e che una macchina può preparare meglio, sempre nello stesso modo, anche di notte. In questo articolo trovi sette esempi presi dai progetti che seguiamo, il criterio per scegliere da quale partire, cosa serve per attivarli e i casi in cui automatizzare è la scelta sbagliata.
Sette esempi di automazione dei processi aziendali
I sette casi più frequenti: richieste classificate e assegnate, preventivi preparati dal listino, promemoria appuntamenti, fatture generate dagli ordini, documenti letti e archiviati, disponibilità sincronizzata tra negozio online e magazzino, un pannello unico con lo stato di ogni pratica.
Sono ordinati dal più semplice al più strutturato. I primi tre si attivano in genere in pochi giorni; gli ultimi richiedono che i dati stiano in un posto solo, quindi spesso arrivano dopo.
- Richieste dal sito che arrivano già classificate e assegnate alla persona giusta.
- Preventivi preparati partendo da un listino e da poche risposte, con approvazione umana.
- Promemoria automatici agli appuntamenti, con conferma del cliente.
- Fatture generate dagli ordini, senza ricopiare dati.
- Documenti e mail letti, riassunti e archiviati al posto giusto.
- Scorte e disponibilità aggiornate tra negozio online e magazzino.
- Un pannello unico che mostra ogni pratica e il suo stato, senza chiedere in giro.
Come scegliere da quale processo partire
Tre domande decidono: quante volte alla settimana succede, quante persone toccano il passaggio, cosa capita se qualcuno se lo dimentica. Se le risposte sono «spesso, più di una, un cliente si arrabbia», quel passaggio va automatizzato prima degli altri.
Prima il processo, poi lo strumento. Chi parte dallo strumento finisce per adattare il proprio modo di lavorare a un programma scelto per motivi che non c'entrano con il lavoro.
Un secondo criterio utile è la stabilità: automatizzare un passaggio che state ancora cambiando ogni mese è lavoro buttato. Meglio aspettare che il processo si assesti.
| Domanda | Risposta che vale l'automazione | Se invece... |
|---|---|---|
| Quante volte alla settimana succede? | Ogni giorno o più volte al giorno | Una volta al mese: lascialo a mano |
| Quante persone lo toccano? | Più di una, con passaggi di mano | Una sola, che lo fa in due minuti: bassa priorità |
| Cosa succede se qualcuno lo dimentica? | Un cliente aspetta o si arrabbia | Nessuna conseguenza: non è urgente |
Cosa serve per attivarle
Servono tre cose: il processo scritto come funziona davvero, i dati in un posto raggiungibile e una persona che approva quando l'automazione riguarda qualcosa che arriva al cliente. Senza la prima, l'automazione replica in fretta un processo confuso.
Nella maggior parte dei casi non serve cambiare i programmi che usate: si collegano quelli esistenti. Quando i collegamenti non bastano più, il passo successivo è un gestionale su misura che tiene i dati in un posto solo.
Se l'automazione tratta dati personali, come promemoria ai clienti o archiviazione di documenti, la base legale e i tempi di conservazione vanno decisi prima: valgono la legge svizzera sulla protezione dei dati e, per i clienti europei, il regolamento europeo.
Dove entra l'intelligenza artificiale
L'AI entra nei passaggi dove serve capire un testo: leggere una richiesta, riassumere una chiamata, classificare un documento, estrarre dati da una fattura. Prepara il lavoro; una persona approva. Il resto dell'automazione resta fatto di regole semplici e prevedibili.
Questa divisione è il motivo per cui le automazioni con AI restano affidabili: le regole gestiscono ciò che è deterministico, l'AI si occupa solo di ciò che prima richiedeva una lettura umana.
Cosa è meglio non automatizzare
Meglio non automatizzare processi che cambiano ogni mese, decisioni che richiedono responsabilità, comunicazioni delicate con i clienti e passaggi che si possono semplicemente eliminare. Un passaggio inutile automatizzato resta un passaggio inutile, solo più veloce.
Diciamo anche cosa non serve: non serve una piattaforma nuova per iniziare, non servono venti automazioni insieme e non serve automatizzare un controllo che nessuno guarda. Nei progetti che seguiamo la prima cosa che facciamo è togliere due passaggi, non automatizzarli.
Come si misura se ha funzionato
Un numero solo, deciso prima: ore alla settimana su quel processo, oppure giorni di attesa per il cliente. Si misura prima, si automatizza, si rimisura dopo un mese. Se non scende, il processo scelto era sbagliato: si cambia processo, non strumento.
Vale anche il contrario: se il numero scende molto, conviene fermarsi a guardare cosa è cambiato nel lavoro delle persone, perché è lì che si trova l'automazione successiva.
Nei progetti raccontati nella pagina clienti è quasi sempre andata così: la seconda automazione l'hanno proposta le persone che usavano la prima.
Worth remembering
Un'automazione utile si riconosce da un numero che scende: ore di lavoro o giorni di attesa. Tutto il resto è entusiasmo.
Ti serve una mano su questo?
Copy-paste, Excel sheets, lost emails. We build the system you're missing.
Frequently asked questions
Cos'è l'automazione dei processi aziendali?
È far svolgere a un sistema i passaggi ripetitivi di un processo: smistare richieste, generare documenti, inviare promemoria, spostare dati tra programmi. Le persone restano dove serve giudizio, il sistema fa il lavoro prevedibile sempre nello stesso modo.
Quali sono gli esempi di automazione più facili da attivare?
Richieste dal sito classificate e assegnate, promemoria automatici agli appuntamenti e preventivi preparati dal listino. Sono i tre casi che richiedono meno lavoro e si vedono subito nelle ore risparmiate.
Come scelgo lo strumento di automazione giusto?
Dopo aver scelto il processo, non prima. Lo strumento giusto è quello che si collega ai programmi che usate già, che una persona interna può modificare e che non vi chiede di cambiare il modo di lavorare per adattarvi a lui.
L'automazione toglie lavoro alle persone?
Toglie il lavoro che nessuno rivendica: ricopiare dati, inseguire conferme, cercare documenti. Nei progetti che seguiamo le persone finiscono per dedicare più tempo ai clienti, non meno ore in azienda.
Serve un gestionale prima di automatizzare?
Non sempre. Molte automazioni collegano i programmi esistenti. Il gestionale su misura serve quando i dati sono sparsi in troppi posti e ogni automazione richiede di rimetterli in ordine ogni volta.
Gilles Wasser
Team necy
Written by
He personally handles the first call and the analysis of every project: websites, online shops, custom business software and AI applied to everyday work, for businesses in Switzerland and Italy. He writes about what he sees in projects, including the cases where doing nothing is the better call.
